A certificação OEA (Operador Econômico Autorizado) é um selo de reconhecimento internacional concedido pela Receita Federal do Brasil aos operadores que atendem a uma série de critérios de segurança, conformidade fiscal e boas práticas comerciais.
Conquistar a certificação é um passo importante para qualquer empresa que atue no comércio exterior, pois ela oferece vantagens como a redução de burocracias alfandegárias, maior segurança nas operações logísticas e confiança de parceiros internacionais.
No entanto, para manter o selo OEA, é fundamental que as empresas sigam uma série de requisitos contínuos, evitando falhas simples que podem comprometer a manutenção da certificação e, consequentemente, os benefícios que ela oferece.
A certificação OEA foi criada pela Organização Mundial das Aduanas (OMA) e implementada no Brasil pela Receita Federal. Ela tem como objetivo garantir a segurança e a confiabilidade nas operações internacionais, tanto para os operadores logísticos quanto para os importadores e exportadores.
Ao obter o selo OEA, uma empresa demonstra que possui controles eficazes para a mitigação de riscos, assegurando que suas atividades estejam em conformidade com as normas internacionais de segurança.
-Redução de burocracia: Empresas certificadas OEA têm prioridade no processo de despacho aduaneiro, com menos exigências documentais e procedimentos mais ágeis.
-Aumento da confiança: O selo OEA é um atestado de credibilidade, essencial para fortalecer relações comerciais, especialmente com parceiros internacionais
-Menor risco de retenção de cargas: Como a empresa é considerada confiável, as autoridades aduaneiras são mais propensas a liberar rapidamente suas mercadorias.
-Isenção de garantias aduaneiras: Empresas OEA podem ser isentas de apresentar garantias fiscais em algumas operações, como, por exemplo, na concessão do regime especial de trânsito aduaneiro, facilitando o fluxo de caixa.
Apesar dos grandes benefícios, muitas empresas acabam perdendo a certificação OEA por falhas simples, que poderiam ser facilmente evitadas com um bom planejamento e monitoramento.
A seguir, destacamos as principais falhas que podem comprometer sua certificação:
1. Desatualização de procedimentos internos
O programa OEA estabelece que os operadores certificados mantenham seus procedimentos internos de segurança, controle e conformidade fiscal sempre atualizados.
Isso inclui a revisão constante dos processos operacionais, a realização de treinamentos periódicos com os colaboradores e a atualização de sistemas de segurança da informação.
Dicas de como evitar essas falhas:
-Realize auditorias internas regulares para verificar a conformidade de seus processos e procedimentos com os requisitos OEA.
-Tenha um responsável designado para acompanhar as mudanças na legislação e adaptar os processos conforme necessário.
-Implemente políticas de atualizações contínuas nos sistemas e protocolos de segurança.
2. Falta de rastreabilidade e controle de cargas
A rastreabilidade das mercadorias e a segurança na movimentação de cargas são essenciais para a manutenção do selo OEA. Falhas nesse processo, como a falta de registros de movimentação ou de identificação precisa das mercadorias, podem levar à perda da certificação.
Dicas evitar esse tipo de problema:
-Adote sistemas de gestão que permitam o rastreamento completo da carga desde a origem até o destino.
-Realize treinamentos regulares com a equipe responsável pela logística para garantir o cumprimento dos processos.
-Utilize tecnologias como RFID (Radio Frequency Identification) e códigos de barras para garantir o controle eficaz das mercadorias.
Ter um histórico negativo relativo a tributos federais pode comprometer a continuidade da empresa no Programa OEA, já que a regularidade da CND (Certidão Negativa de Débitos) é requisito obrigatório para a manutenção da certificação.
A não apresentação de certidão válida pode levar à suspensão ou ao cancelamento da certificação
Dicas evitar problemas com a emissão de CND:
-Adote rotinas para monitoramento periódico da validade da CND no Portal da Receita Federal
-Mantenha uma gestão proativa das obrigações tributárias, garantindo a entrega tempestiva de declarações e o pagamento regular de tributos;
-Estabeleça um canal de comunicação direto entre a área fiscal e os responsáveis pelo Programa OEA na empresa, garantindo resposta rápida em caso de inconsistência fiscal identificada.
A proteção da informação é um dos pilares da certificação OEA. Empresas que deixam de utilizar sistemas de segurança adequados para proteger dados sensíveis, como informações fiscais e comerciais, podem perder o selo por vulnerabilidade nos sistemas.
Para evitar problemas com este critério é recomendável que:
-Implemente políticas rigorosas de segurança da informação e encriptação de dados.
-Realize testes periódicos de vulnerabilidade e treine a equipe sobre boas práticas de segurança cibernética.
-Utilize softwares de gestão empresarial que atendam aos requisitos de proteção de dados.
Manter-se atualizado com a legislação aduaneira é uma exigência fundamental para empresas certificadas OEA. A não conformidade com as leis e normas fiscais pode resultar em auditorias mais rigorosas, multas e até a perda da certificação.
Dica para evitar dores de cabeça:
-Mantenha sua equipe de comércio exterior atualizada sobre as mudanças na legislação.
-Estabeleça uma rotina de acompanhamento das normas e comunicados da Receita Federal.
-Realize treinamentos periódicos com os responsáveis pelo departamento de importação e exportação.
Empresas que deixarem de ter planos de contingência adequados para situações adversas, como falhas operacionais, problemas com a segurança ou crises de fornecimento, correm o risco de perder o selo OEA.
A falta de preparação para eventos inesperados pode afetar a conformidade e a eficiência das operações.
Dicas para lidar com eventos surpresas:
-Desenvolva planos de contingência detalhados para situações de risco.
-Realize simulações regulares para testar a eficácia dos planos de contingência.
-Esteja preparado para reagir rapidamente a mudanças no ambiente externo, como flutuações econômicas ou crises internacionais.
Manter o selo OEA não é apenas uma questão de evitar erros, mas também de adotar boas práticas de governança, transparência e melhoria contínua.
Aqui estão algumas estratégias que podem ajudar sua empresa a manter o selo OEA de forma permanente:
1. Monitoramento contínuo
Estabeleça um sistema contínuo de monitoramento e auditoria interna para garantir que todos os processos estejam em conformidade com os padrões exigidos pela Receita Federal. Isso inclui a realização de auditorias internas regulares e a revisão constante dos controles de segurança e processos fiscais.
2. Capacitação constante da equipe
Uma das chaves para a manutenção do selo OEA é garantir que todos os colaboradores envolvidos no processo de comércio exterior compreendam a importância da certificação e estejam atualizados sobre as melhores práticas.
Realize treinamentos periódicos e disponibilize recursos de aprendizado sobre segurança, conformidade fiscal e gestão aduaneira.
3. Melhoria Contínua
A melhoria contínua é um princípio fundamental para manter a conformidade com os padrões internacionais. Esteja sempre atento a oportunidades de otimizar processos, reduzir custos e melhorar a segurança das operações.
4. Relacionamento com a Receita Federal
Mantenha uma boa comunicação com a Receita Federal, cumprindo com todas as obrigações fiscais em tempo hábil e estando disponível para responder a quaisquer quesitonamentos ou solicitações das autoridades aduaneiras.
Conclusão
Manter a certificação OEA exige vigilância constante, práticas adequadas de governança e conformidade, e um compromisso firme com a segurança e a transparência nas operações.
As falhas simples, como desatualizações nos processos internos ou falta de controle de segurança, podem resultar na perda do selo e, por consequência, na perda dos benefícios que ele proporciona.
Ao seguir as recomendações apresentadas neste artigo e adotar uma postura proativa, sua empresa estará mais preparada para evitar problemas com a manutenção do selo OEA e poderá continuar a se beneficiar das vantagens do reconhecimento internacional.
Se sua empresa ainda não obteve a certificação OEA ou se deseja melhorar a gestão de suas operações de comércio exterior, agora é o momento ideal para a busca desta excelência operacional.
O selo OEA não apenas fortalece a competitividade da sua empresa, mas também assegura que ela esteja alinhada com as melhores práticas de segurança e conformidade internacional.
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