Com mais de 100 projetos de certificação OEA, dos quais 60 já homologados pela Receita Federal, a Philos é capaz de identificar os principais desafios desse tipo de projeto. Afinal, a multidisciplinaridade desse tema exige o envolvimento de vários stakeholders em uma companhia. Múltiplos processos de trabalho e a necessidade significativa de levantamento de informações podem se transformar em um desafio capaz de impactar o desenvolvimento dos trabalhos.

Por essa razão, atrelada à necessidade de visão ampla peculiar a esse trabalho e a vulnerabilidade dos controles paralelos utilizados, a Philos desenvolveu uma ferramenta para governança da certificação OEA, com o objetivo de implementar e manter a certificação.

O software é composto por vários módulos e possui uma visibilidade bastante didática e lógica, através da aplicação de processos colaborativos e dashboards que facilitam o compartilhamento integrado das informações frente ao desenvolvimento do projeto.

Além de otimizar recursos, informações e tempo, trazendo ganho para a empresa, essa sistemática viabiliza a eliminação de planilhas excel, documentos em duplicidade, por possuir sistemas específicos de repositório, contando com a segurança decorrente do nível de aprovação dos conteúdos apresentados.

Com a solução, a empresa consegue manter os prazos, o compliance das informações, gerir todo processo em uma única plataforma, traduzindo-se na governança esperada de um Operador Econômico Autorizado Certificado.

 

 

Os Módulos da Solução:

Gestão OEA: O módulo de Gestão OEA oferece a manutenção dos QAAs, passando por um processo de aprovação de cada dono de processo antes de ser protocolado na Receita Federal, respeitando o compliance com os níveis de aprovação, além de manter a mesma base do Portal Único;

Gestão de Risco: O módulo de gestão de risco é um framework que utiliza as diretrizes da ISO 31000, nessa plataforma é possível identificar, analisar, avaliar, priorizar, tratar e monitorar riscos positivos ou negativos capazes de afetar os objetivos, programas, projetos ou processos de sua organização.

Workflow de Atividades: O módulo de workflow de atividades vai proporcionar um controle das tarefas, projetos e os tratamentos de riscos gerados por outros módulos.

Gestão de Processos: O módulo de gestão de processo permite o cadastro dos processos da organização e os respectivos documentos (Procedimentos, instrução de trabalho, etc) com níveis de aprovação, mantendo os documentos sempre na versão oficial.

Não conformidade: O módulo de Não Conformidade tem como objetivo garantir a qualidade do produto ou serviço utilizando as técnicas RNC e/ou 8D com o objetivo de gerenciar a identificação de uma Não Conformidade e garantir as etapas dos processos, follow up das etapas de realização das ações, sejam elas corretivas, preventivas ou de melhorias.

Veja os Benefícios de ter um Sistema de Gestão OEA:

 

Uma base confiável;

Um sistema integrado;

Um sistema que controla todos os requisitos em uma única base;

Com perfil de acesso definido de acordo com o nível de aprovação;

Um repositório de arquivo centralizado;

Sistema na nuvem, disponível a qualquer momento;

Usuário e senha com protocolos de segurança;

Eliminação de utilização de arquivo excel para controle;

Envio de e-mail automático de acompanhamento de atividades;

Plataforma da Amazon assegurando disponibilidade e segurança das informações,

Dasborad com métricas que ajudam nas decisões estratégicas.

 

Sua empresa já possui a certificação OEA ou está em busca? 

Sua empresa tem como controlar os processos? 

Quem são os responsáveis? 

Tem nível de aprovação? 

Está preparada para a manutenção da certificação OEA?